Cách viết Hồ sơ xin việc chuẩn nhất

Hồ sơ xin việc là thứ tạo ấn tượng đầu tiên đối với nhà tuyển dụng. Vì vậy bạn cần đảm bảo hồ sơ xin việc đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Dưới đây chúng tôi hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc, cách viết đơn xin việc chuẩn nhất.

1. Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Hiện có 2 hình thức hồ sơ xin việc là hồ sơ giấy và hồ sơ online. Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng mà ứng viên chuẩn bị hồ sơ xin việc giấy đến nộp trực tiếp hoặc hồ sơ xin việc online gửi trực tuyến qua link cung cấp.

• Hồ sơ xin việc giấy hiện được bán tại các nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm, quán photocopy… giá khoảng 5-10 nghìn đồng/ bộ tùy mẫu mã, chất lượng giấy và bìa.
• Hồ sơ xin việc online, ứng viên tìm mẫu phù hợp và hoàn thành việc cung cấp thông tin tương ứng theo mẫu rồi lưu vào chung 1 tệp và gửi đến nhà tuyển dụng đã chọn là xong.

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ nhất sẽ bao gồm các giấy tờ có sẵn và các giấy tờ quan trọng kèm theo:

• Đơn/ Thư xin việc (Email)
• CV xin việc
• Sơ yếu lý lịch tự thuật
• Giấy khám sức khỏe
• Các bằng cấp, chứng chỉ, giấy khen… liên quan (nếu có)
• Các giấy tờ cá nhân công chứng (gồm có CMND/ CCCD, sổ hộ khẩu…)
• 04 ảnh 4×6 (tuỳ yêu cầu của nhà tuyển dụng).

Thông thường, chỉ có bản sơ yếu lý lịch tự thuật là được dùng, còn những giấy tờ như đơn xin việc nên viết tay và giấy khám sức khỏe thì sẽ dùng mẫu của bệnh viện.

Xem thêm Top 15 ngành nghề thu nhập cao nhất

2. Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc

Cách ghi sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch tự thuật là một văn bản, tài liệu nằm trong bộ hồ sơ xin việc làm, nơi người xin việc khai thông tin cá nhân, gia đình, tóm tắt quá trình công tác…

Phiếu Sơ yếu lý lịch tự thuật là văn bản có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc; người đi xin việc phải điền toàn bộ thông tin cá nhân, gia đình và quá trình công tác theo mẫu. Sơ yếu lý lịch cần được dán ảnh thẻ 4×6.

Nội dung sơ yếu lý lịch gồm có 3 phần: thông tin về bản thân, quan hệ gia đình và cuối cùng là tóm tắt quá trình đào tạo hoặc công tác. Bạn lấy thông tin trong sổ hộ khẩu gia đình và tiến hành điền lần lượt theo từng đề mục.

Lưu ý khi viết sơ yếu lý lịch tự thuật là các thông tin cung cấp cần đầy đủ, chính xác vì sẽ được chính quyền địa phương xác nhận; đặc biệt là ứng viên ứng tuyển vào các vị trí công việc cơ quan nhà nước thì đây sẽ là một trong những yếu tố bắt buộc phải kê khai chính xác.

Chuẩn bị: Chứng minh thư, sổ hộ khẩu, bằng cấp, ảnh 4×6cm

Dưới đây chúng tôi hướng dẫn cách điền thông tin bản thân, các điều cần chú ý được chúng tôi ghi chú bằng màu đỏ:

• Họ và tên: Viết đúng họ, chữ đệm và tên, ghi như trong giấy chứng minh nhân dân và viết bằng chữ in hoa. Ví dụ: NGUYỄN XUÂN SANH

• Nam, nữ: Là nam thì ghi chữ “Nam”, là nữ thì ghi chữ “Nữ”

• Bí danh: Là tên thường gọi khác tên thật của bạn ở nhà. Ví dụ nhiều người thường lấy các tên gắn với kỷ niệm của họ để gọi tên mình.

• Năm sinh: Vấn đề năm sinh thường gây tranh cãi bởi vì thời ngày xưa thường hay để năm âm lịch, có người lại không nhớ năm sinh chính xác. Quy tắc là bạn cần viết đúng ngày, tháng, năm sinh đã ghi trong giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu. (Nếu ngày tháng nhỏ hơn 10 thì ghi số 0 ở trước, ví dụ ngày 03 tháng 01 năm 1999)

• Dân tộc: Bạn ghi rõ tên dân tộc gốc của mình ví dụ như: Kinh, Mường, Thái…

• Tôn giáo: Nếu bạn không theo tôn giáo nào thì ghi “Không”. Các trường hợp còn lại ghi theo tôn giáo mình theo như: Đạo Phật, Đạo Hồi, Đạo Thiên Chúa…

• Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú/ Nơi ở hiện tại: Bạn ghi chi tiết đến số nhà, thôn, xóm… nơi mà bạn đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc đang sinh sống hiện nay.

• Chứng minh nhân dân: Bạn cần ghi chính xác số chứng minh nhân dân hoặc bây giờ đã chuyển thành thẻ căn cước và ghi rõ ngày cấp, nơi cấp. Nếu bạn không nhớ chính xác thì nên lấy chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước đã chuẩn bị sẵn để điền vào.

• Nguyên quán: Nguyên quán là nơi mà bạn được sinh ra, là nơi sinh sống của cha mẹ, ông bà… Với những trường hợp đặc biệt khác thì ghi theo quê quán của mẹ đẻ hoặc người nuôi dưỡng. Trong mục này bạn cũng cần ghi chi  tiết đến số nhà, thôn, xóm…

• Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất: Trong mục này, tùy theo tình hình gia đình hiện tại mà bạn có thể chọn: cố nông, bần nông, trung nông, phú nông, địa chủ, công chức, viên chức, dân nghèo, tiểu thương, tiểu chủ, tiểu tư sản, tư sản… Phần lớn là bần nông.

• Thành phần bản thân hiện nay: Bạn đang là công nhân thì ghi rõ công nhân, tương tự như nông dân, viên chức, nhà báo, bộ đội, giám đốc… Với những vẫn còn đang sống phụ thuộc vào gia đình và đang đi học thì ghi học sinh, sinh viên.

• Trình độ văn hóa: Nếu bạn học hết lớp 12 theo hệ chính quy thì ghi 12/12 chính quy, hoặc 12/12 bổ túc văn hóa. Trình độ học cao hơn thì ghi cao đẳng, đại học…

• Trình độ ngoại ngữ: Mục này thể hiện trình độ ngoại ngữ của bạn là ngôn ngữ gì và đã đạt đến đâu. Nếu bạn theo học các trường Ngoại ngữ thì chỉ cần ghi tên trường ví dụ như: Đại học Anh ngữ, Pháp ngữ… Với những bạn thi chứng chỉ ngoại ngữ thì ghi rõ loại hình bài thi và số điểm kèm theo. Ví dụ: Ielts 6.5, Toeic 900…

• Ngày và nơi kết nạp vào Đảng Cộng sản Việt Nam: Bạn chỉ cần nhớ ngày kết nạp và nơi kết nạp của mình và ghi rõ vào mục này là được.

• Nghề nghiệp hoặc trình độ chuyên môn: Bạn đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật gì thì viết theo văn bằng đã được cấp, thuộc chuyên ngành nào, học chính quy hay tại chức, nếu có nhiều bằng thì ghi tất cả.

• Cấp bậc: Cấp bậc này là về bậc lương bạn đang được nhận (nếu có). Thường thì những công chức nhà nước sẽ có bậc lương tùy theo số năm kinh nghiệm.
• Ngày nhập ngũ, xuất ngũ: Mục này dành riêng cho những ai ghi giới tính là Nam và đã đủ tuổi nhập ngũ. Bạn ghi rõ ngày, tháng, năm, nhập ngũ/ xuất ngũ của mình và ghi thêm lý do xuất ngũ.
• Hoàn cảnh gia đình: Trong mục hoàn cảnh gia đình bao gồm khai thông tin cá nhân của cha, mẹ, anh, chị, em ruột thịt trong gia đình. Tương tự như với kê thai thông tin cá nhân, bạn điền theo mẫu đã cho sẵn. Ví dụ:
  Họ và tên bố: Ngô Xuân Kỳ Tuổi:  65 Nghề nghiệp: Hưu tríTrước cách mạng Tháng 8 làm gì? Ở đâu? Chưa sinh raTrong kháng chiến chống thực dân Pháp làm gì? Ở đâu? Còn nhỏ, ở quê Xuân Trường, Nam Định

  Từ năm 1955 đến nay làm gì? Ở đâu? (Ghi rõ tên cơ quan, xí nghiệp hiện nay đang làm)

  Tham gia kháng chiến tại chiến trường B, xuất ngũ, học quản lý kinh tế tại Hà Nội. Công tác tại công ty Cơ khí Hà Nội và hiện đã nghỉ hưu.

• Quá trình hoạt động của bản thân: Mục này là chỗ cho bạn trình bày hết thế mạnh của bản thân thông qua quá trình hoạt động, kinh nghiệm làm việc, các chức vụ đã làm trước đó. Bạn có thể ghi trưởng nhóm của một dự án ABC, 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất-nhập khẩu, 6 tháng kinh nghiệm viết content, tham gia chiến dịch Mùa hè xanh 2018, đạt giải 3 cuộc thi Rung Chuông Vàng, Kế toán trưởng tại công ty XYZ… Ví dụ:
  

  Từ tháng năm đến tháng năm	Làm công tác gì?	Ở đâu?	Giữ chức vụ gì?
  1984 – 2002	Sinh sống học tập	Hà Nội
  2002 – 2006	Học ĐH Kinh tế Quốc dân	Hà Nội
  2007 – 2010	Nhân viên lễ tân khách sạn 123	Hà Nội	Nhân viên
  2010 – 2014	Nhân viên đặt phòng khách sạn 456	Hà Nội	Nhân viên
  2014 – Nay	Nhân viên kinh doanh khách sạn 789	Hà Nội	Quản lý

• Khen thưởng, kỷ luật: Bạn cần điền các giấy tờ, thành tích khen thưởng đã đạt được. Về phần kỷ luật cũng cần nêu những vi phạm mình đã mắc phải.

Cách viết CV xin việc

CV xin việc là yếu tố quyết định xem bạn có gây được ấn tượng đối với nhà tuyển dụng hay không. Một bản CV xin việc đầy đủ sẽ làm tăng thêm cơ hội trúng tuyển cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên.

Thường thì ứng viên sẽ tự tạo CV theo mẫu riêng, nhưng về cơ bản sẽ gồm những thông tin sau đây:

• Ảnh chân dung: nên là ảnh rõ mặt với biểu cảm thân thiện, trang phục lịch sự
• Vị trí ứng tuyển: ghi theo tin tuyển dụng của doanh nghiệp
• Thông tin cá nhân: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, điện thoại, email
• Mục tiêu nghề nghiệp: có thể phân thành mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn trong công việc của bản thân
• Trình độ học vấn: điền cấp bậc học cao nhất (Đại học, Cao đẳng) với thông tin về thời gian học, tên trường, tên ngành, xếp loại kết quả tốt nghiệp
• Kinh nghiệm làm việc: thông tin về những vị trí công việc đã từng đảm nhận (thời gian, vị trí, công việc chính)
• Kỹ năng: thông tin về các kỹ năng phục vụ cho công việc – phân theo mức độ từ 1 đến 5 sao (Giao tiếp tiếng Anh, Tin học văn phòng, Lập kế hoạch, Làm việc nhóm, quản lý thời gian…)
• Bằng cấp, chứng chỉ: liệt kê các bằng cấp, chứng chỉ nhận được
• Sở thích: nên đưa vào những sở thích có liên quan đến công việc
• Thông tin tham khảo: địa chỉ trang web, link về các giải thưởng hoặc sản phẩm đạt được hoặc công ty đã từng làm. Bên cạnh đó cung cấp đầy đủ: tên, số điện thoại, địa chỉ, email, vị trí chức vụ của người tham khảo (Thầy/ cô hoặc sếp cũ) để nhà tuyển dụng kiểm chứng thông tin nếu cần.

Với các vị trí chuyên môn, cần thiết nên đầu tư CV dạng Video, Inforgraphic hay PDF… vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉn chu, nghiêm túc, vừa như một sản phẩm tự giới thiệu bản thân hiệu quả đến nhà tuyển dụng.

Cách viết thư xin việc (email)

Hiện nay nhà tuyển dụng không còn quá coi trọng đơn xin việc có sẵn trong bộ hồ sơ nữa mà bắt đầu chú ý đến nội dung thư xin việc, thường được viết tay hoặc email để đính kèm hồ sơ xin việc khi nộp online.

Mời bạn xem chi tiết Cách viết email chuyên nghiệp ai cũng phải biết!

Nếu như đơn xin việc thường được viết theo phong cách hành chính thì thư xin việc lại được viết dưới dạng mang giọng điệu riêng và thể hiện cá tính của mỗi ứng viên nhằm chinh phục nhà tuyển dụng.

Đừng sử dụng những email kiểu khó hiểu và nhiều ký tự để gửi thư xin việc. Chúng gây mất thiện cảm từ ngay cái nhìn đầu tiên, nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ đánh giá bạn không lịch sự, hời hợt. Ví dụ như mail ứng viên: xinmaiyeuanh@.., foreveralone@.., megaidep< me_gai_dep@…>,  ~yumy~@…

Với nội dung thư xin việc, cần viết ngắn gọn khoảng 1/2 trang giấy A4:

• Tiêu đề: Lời chào thể hiện sự trân trọng, thông tin người gửi – người nhận.
• Giới thiệu: Bạn thấy công việc tuyển dụng ở đâu – trình bày tóm tắt các vấn đề liên quan đến bản thân, ưu điểm cũng như những giá trị mà bạn có thể đem đến cho công ty hoặc vị trí tuyển dụng.
• Nội dung chính: Trình bày kinh nghiệm việc làm trước đây của bạn, cố gắng nhấn mạnh những điểm liên quan với công việc đang ứng tuyển – Nêu những kỹ năng mà bản thân có được, hãy giải thích cho nhà tuyển dụng thấy được bạn là ứng viên phù hợp với công việc, bên cạnh đó cũng cần liệt kê thành tích nổi trội nhất đã đạt được.
• Phần kết: thể hiện bản thân mong muốn cống hiến cho công việc cùng lời cảm ơn sâu sắc

Cách điền giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe là giấy xác nhận về tình trạng sức khỏe – khả năng lao động của ứng viên. Giấy khám sức khỏe phải có dấu xác nhận của bệnh viện hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền cùng con dấu và chữ ký bác sĩ trực tiếp khám. Giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng.

Dù trong bộ hồ sơ xin việc mua ở nhà sách có sẵn mẫu giấy khám sức khỏe, tuy nhiên mẫu giấy này lại ít được dùng đến. Thường thì ứng viên sẽ sử dụng mẫu giấy của cơ quan y tế trực tiếp khám sức khỏe xin việc.

Về cách điền thông tin vào giấy khám sức khỏe cơ bản sẽ giống với như sơ yếu lý lịch hay đơn xin việc. Với phần lý do khám sức khỏe, ứng viên ghi rõ “Xin việc làm”. Tại phần tiền sử bệnh, ứng viên cần phải khai báo chính xác tiền sử bệnh của bản thân hay các thành viên trong gia đình, có thì ghi có, không thì ghi không.

Còn với những giấy tờ khác như bằng cấp, chứng chỉ, bản photo giấy tờ cá nhân – bạn chỉ việc photo sẵn – mang đi công chứng và kẹp vào hồ sơ xin việc.

3. Những lưu ý khi làm hồ sơ xin việc

• Những thông tin điền trong hồ sơ xin việc phải chính xác, đầy đủ; tránh nói dối, giả mạo, nói không đúng về bản thân;
• Trình bày nội dung ngắn gọn, súc tích, diễn đạt ý rõ ràng, dễ hiểu;
• Kiểm tra kỹ lỗi chính tả trước khi gửi đi;
• Không nên dùng nhiều loại mực để trang trí lòe loẹt trong đơn xin việc. Bạn không cần phải gạch chân hay đánh hoa để làm nổi bật. Tốt nhất bạn nên sử dụng một màu mực xanh hoặc đen;
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ ứng tuyển, tránh thiếu sót giấy tờ hay sai thông tin;
• Có thể chuẩn bị vài bộ hồ sơ photo (có công chứng) dùng khi phỏng vấn, đến khi được tuyển chính thức thì bổ sung hồ sơ gốc để tiết kiệm chi phí.