dàn âm thanh hội trường, âm thanh lớp học, âm thanh phòng họp, loa trợ giảng

Cách viết email chuyên nghiệp ai cũng phải biết

Cách viết email chuyên nghiệp ai cũng phải biết

Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các thành viên với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn và gửi email. Làm cách nào để sử dụng email một cách chuyên nghiệp? Dưới đây chúng tôi lưu ý một số điểm để bạn có cách viết email chuyên nghiệp nhất!

1. Cách viết email chuyên nghiệp

Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu

Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên có vai trò quyết định việc mọi người có mở ra đọc ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần tươm tất từ tiêu đề đến nội dung. Đặc biệt, trong các trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ

Cách viết email chuyên nghiệp

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: @hotcourses.vn). Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc trong việc đặt tên email.

Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@… hay canhbuomphieudu@… Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Bạn có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ gmail.com

Cách trình bày email đúng chuẩn

Cách viết email chuyên nghiệp

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ

Cách trình bày một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm và đừng quên dãn cách các dòng trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính.

Sử dụng các font chữ phổ biến

  • Một nguyên tắc bất di bất dịch là email của bạn nên để font chữ mà người khác có thể đọc dễ dàng nhất.
  • Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất 1 font chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ/câu quan trọng. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman.
  • Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.
  • Có thể gạch đầu dòng để tách biệt các ý/các vấn đề mà bạn cần truyền tải trong email.

Chia thành các đoạn

  • Bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có các đoạn cách dòng, khiến người đọc không có cảm tình ngay từ “cái nhìn đầu tiên”
  • Giữa các phần của email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng (enter), email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính.

Sử dụng ngôn ngữ hành chính

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ
  • Ngôn ngữ email nên ngắn gọn, súc tích, không lan man cây cà ra cây kê, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc; tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt; tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu.
  • Tránh dùng những từ ngữ mang tính ẩn ý, ẩn dụ, bóng gió, đối với tiếng Anh, nên dùng những từ đơn giản và phổ thông thay vì cố gắng thể hiện mình bằng việc dùng những từ ngữ mang tính học thuật, phức tạp và ít gặp.
  • Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu ba chấm… để chỉ “còn nữa, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn hãy cẩn thận, dùng etc. có nghĩa là “vân vân”, còn nếu bạn dùng dấu ba chấm sẽ khiến người đọc (là người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.

Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

  • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
  • Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
  • Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
  • Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
  • Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
  • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
  • Chia đoạn nếu viết dài.
  • Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.
  • Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ. Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ, dẫn đến đoạn email trở nên quá “cảm xúc” và đôi khi tạo cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc. Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết. Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than một lần duy nhất để thể hiện sự phấn khích và hạn chế thể hiện việc mất kiểm soát cảm xúc của bản thân.

Nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All” (Trả lời tất cả)

Trong công việc, bạn có thể sẽ nhận được những lá mail được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau. Để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.

Sử dụng chữ ký email phù hợp

Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác… để giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể  phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… khiến chữ ký email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.

Cách viết email chuyên nghiệp ai cũng phải biết 1

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của bạn. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với bạn lúc cần.

Cấu trúc một chữ ký bao gồm các phần sau:

Lời cảm ơn

[Họ tên đầy đủ hoặc chỉ ghi họ+tên] + (Ms/Mr => để người nhận email dễ xưng hô)

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ

Chức vụ/Vị trí công tác

Tel: Mã vùng quốc gia + Số điện thoại công ty + (số máy lẻ – nếu có)

Cellphone: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

Email:

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ

Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến công ty cho phép sử dụng trong công việc

Ví dụ:

Thanks and best regards,

Nếu bạn là sinh viên, chữ ký đơn giản hơn:

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ

Lời cảm ơn

[Họ tên đầy đủ hoặc chỉ ghi họ+tên] + (Ms/Mr => để người nhận email dễ xưng hô)

Tên khoa/ngành/trường học

Tel: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ

Email:

Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến bạn có thể sử dụng

Những lưu ý khi đính kèm File

  • Anh, chị nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
  • Nếu có nhiều file anh, chị muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.
  • Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
  • Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp

  • Tránh những lời chào quá thân mật. Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật theo  “văn nói” tại nơi làm việc (chẳng hạn như “Hey” hay “Chào anh bạn”) hay rút gọn tên gọi của họ (hãy nói “Hi Michael” thay vì nói “Mike”). Việc này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ quá thân thiết với bạn. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.
  • Tuyệt đối không sử dụng “này”, “ê”… đó là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng không hề phù hợp trong môi trường công sở.
  • Anh, chị có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Anh/ Chị… thân mến, Kính gửi…
  • Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên anh, chị hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.
  • Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.
  • Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được.
  • Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; viết thường tên riêng cũng là một điều bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt những từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo style của chính bạn, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, đc, bik, j, pm…; viết đầy đủ đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay vì ô, b, a, c, e…

Để ý đến khác biệt văn hóa

Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ để tránh những bất đồng trong giao tiếp. Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (high-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe. Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.

Chỉ nhập email người nhận sau khi đã soạn xong

Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.

SGK, sách ôn thi, sách tham khảo giá rẻ

3. Một số quy tắc khi gửi email

  1. Đọc lại email trước khi gửi. Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thì người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho công việc. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi nhấn nút “Send”.
  2. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi anh, chị nhận được e-mail của một ai đó.
  3. Không gửi “last minute e-mail”: Ví dụ: Anh, chị có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Anh, chị gửi e- mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3 – 4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì giống như người đó nhận lệnh của anh, chị và là lệnh làm một việc không thể không làm.
  4. Không bao giờ gửi spam – thư điện tử không có giá trị và gửi 1 cách vô tội vạ đến nhiều người.
  5. Khi forward một e-mail nào đó, anh, chị nên có sự đồng ý của người chủ email đó hoặc chính email đó có liên quan và có tác dụng giải quyết rõ ràng vấn đề của anh, chị.
  6. Không bao giờ gửi e-mail khi anh, chị đang giận dữ.
  7. Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.
  8. Giữ đầu óc thoải mái và tinh thần điềm tĩnh khi viết email. Đặc biệt, bạn không nên phản hồi email khi giận dữ vì có thể sẽ gây ra những hậu quả khó lường. Có thể đọc thành tiếng nội dung của thư, nếu bạn cảm thấy giọng điệu của bạn khi đọc có phần quá “chua chát, dữ dội” thì có nghĩa người nhận cũng sẽ cảm thấy điều tương tự và bạn nên chỉnh sửa lại cho phù hợp.


Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *