Hướng dẫn sử dụng Sway tạo báo cáo thay Powerpoint

1. Sway là gì?

Sway là một ứng dụng mới từ Microsoft Office giúp bạn dễ dàng tạo và chia sẻ báo cáo, câu chuyện, bản trình bày mang tính tương tác và nhiều nội dung khác. Bạn có thể sử dụng Sway online trên trình duyệt web hoặc tải app Sway trên cửa hàng Microsoft Store về máy tính cá nhân của mình.

2. So sánh ưu nhược điểm của Sway và Powerpoint

2.1. Ưu điểm của phần mềm văn phòng Sway

• Tạo một bài trình chiếu, báo cáo, thuyết trình cực nhanh, chỉ trong vài phút.
• Tạo bài báo cáo, thuyết trình từ các tệp có sẵn (pdf, doc, docx…) tự động và cực nhanh.
• Chia sẻ các bài báo cáo, các câu chuyện cho người khác dễ dàng, xem trực tiếp trên trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm nào cả.
• Bạn chỉ cần tập trung vào nội dung, còn thiết kế thì Sway tự tính toán và lựa chọn sao cho chuyên nghiệp, tính thẩm mỹ cao nhất.
• Nhiều phong cách trình bày (style) chuyên nghiệp, được các chuyên gia hàng đầu thiết kế.
• Có thể tùy biến các kiểu chữ, font chữ, màu sắc, cỡ chữ theo ý thích.
• Chế độ trình chiếu theo chiều dọc, ngang hoặc từng slide (mỗi slide coi như một group – nhóm các đối tượng, có thể là các thẻ văn bản, các hình ảnh, stack ảnh, các kiểu trang so sánh…).

2.2. Nhược điểm của Sway

• Chỉ hoạt động online, cần tài khoản của Microsoft để sử dụng (có thể đăng ký miễn phí, hoặc sử dụng các tài khoản hotmail, office365 – Sway là một ứng dụng nằm trong bộ Office 365 của MS).
• Tài khoản miễn phí chỉ cho giới hạn một số tài liệu Sway nhất định, muốn tạo thêm bạn phải xóa các tệp cũ hoặc nâng cấp tài khoản.
• Đối với các thầy cô dạy những môn như Toán, Lý, Hóa… có nhiều công thức Toán học thì Sway không thể thay thế Powerpoint.
• Ít tính năng hơn so với Powerpoint, Sway chủ yếu để báo cáo, thuyết trình, kể chuyện.

3. Cách cài đặt Sway trên máy tính

Ngoài sử dụng online trên nền web, Sway có thể tải về miễn phí từ Microsoft Store. Bạn có thể bấm vào link sau để tải

• https://www.microsoft.com/en-us/p/sway/9wzdncrd2g0j

Hoặc, trên máy tính bạn vào Start Menu, mở Microsoft Store, tìm app có tên Sway và ấn Get để cài đặt.

4. Hướng dẫn sử dụng Sway tạo bài báo cáo, thuyết trình trong vài phút

Chi tiết hướng dẫn sử dụng Sway, bạn có thể đọc ở dưới hoặc xem video này

Hình trên là giao diện làm việc chính của Sway, có các chức năng chính sau:

• Creat New: Tạo một bài trình chiếu Sway mới.
• Start from a topic: Tạo một bài trình chiếu Sway về một chủ để bạn nhập vào từ các thông tin lấy trên Wiki (bằng tiếng Anh)
• Start from a document: Tạo bài thuyết trình Sway từ các tài liệu có sẵn, như word (.doc, .docx, .rtf…) hoặc PDF nhanh chóng trong vài phút.

Mỗi tài liệu Sway là một Storyline – nơi bạn nhập, chèn, chỉnh sửa và định dạng nội dung để kể câu chuyện của bạn. Storyline (cốt truyện) có các đặc điểm:

• Nội dung được sắp xếp theo thứ tự liên tục bằng cách thêm các “thẻ” (card) hoặc nhóm các thẻ (group) bằng cách bấm vào biểu tượng dấu cộng +.

• Mỗi thẻ chứa loại nội dung mà bạn muốn, chẳng hạn như văn bản (text), hình ảnh (image), video và thậm chí các tài liệu Office.

• • Thẻ văn bản Text thì có thể là tiêu đề cấp 1 (Heading 1), tiêu đề cấp 2 – tiêu đề con (Heading 2)  hoặc văn bản bình thường (Text).
  • Thẻ Media gồm có các tài nguyên online trên mạng như Image (hình ảnh), Video, Audio, Embed (nhúng từ các nguồn trên mạng – video từ youtube chẳng hạn), Stack (một xấp ảnh chồng lên nhau và bạn bấm vào sẽ lật từng tấm ảnh), hoặc Upload từ máy tính của bạn.
  • Thẻ Group gồm có các nhóm Automatic (tự động), Grid (lưới), Stack, Comparison (so sánh các đối tượng, chẳng hạn so sánh 2 bức ảnh được đặt cạnh nhau), Slideshow.
• Bạn có thể sắp xếp lại vị trí các thẻ bất cứ lúc nào cho phù hợp với nhu cầu của bạn.