Chỉ số KPI là gì?
KPI là viết tắt của Key performance indicator, là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.
Tổng hợp các cách kiếm tiền MMO mới nhất
Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có hệ thống KPI khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận, phòng ban (Sales, Marketing, Product), mỗi cá nhân đều có những KPI khác nhau. Tuy nhiên tổng quan lại thì nó thường được chia làm 2 loại KPI bao gồm: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.
- KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là profit, tiền, market share… Nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty.
Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 20 tỷ/ tháng và 240 tỷ/ năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì công ty, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề. - KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Chiến thuật là các cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào? để nhằm mục đích thực hiện được chiến lược đề ra trước đó. Ví dụ: KPI mỗi tháng phải kéo được 50,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic có đạt được chỉ tiêu thì điều này cũng không thể đảm được rằng công ty vẫn đạt được doanh số. Nhưng các KPI là một chỉ số mang tính đo lường & phát triển tính hiệu quả của chiến thuật đó.
Ví dụ: Traffic tăng lên → Nhiều người biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp → Tăng khả năng chốt sales → Tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Vai trò của KPI (Key Performance Indicators)
Với doanh nghiệp:
- Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp
- Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
- Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng
Với nhân viên:
- Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
- Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
- Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời
Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?
Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình, cách làm KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông KPIs. cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:
Quy trình xây dựng KPI – Hệ thống thưởng KPI – Lương KPI – Báo cáo KPI
Xác định chủ thể xây dựng KPI
- Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về đánh giá KPI là gì trong kinh doanh?
- Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.
Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
- Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…
Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh
- Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs
- Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
- Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.
- Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.
Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả
- Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.
Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh
- Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.
Chỉ số KPI tốt là như thế nào?
Nắm chắc được các kiến thức cơ bản về trọng số KPI là gì chúng ta có thể biết được những đặc điểm của chỉ số KPI tốt. Về bản chất, bộ chỉ số KPI tốt cần đáp ứng những tiêu chí sau:
- Phù hợp với mục tiêu mang tính chiến lược.
- Trọng tâm – thường được thể hiện rõ ở trọng số của chỉ tiêu hay mục tiêu. Được hiểu là các mục tiêu có tính tập trunng (định hướng chiến lược và ưu tiên) thay vì tập trung vào quá nhiều chỉ tiêu dàn trải. Nếu phần chỉ số có trọng số nhỏ hơn 1% thì nên cân nhắc bỏ để ưu tiên cho các chỉ số khác.
- Chỉ số KPI cho cá nhân hoặc bộ phần cần phải hợp lý với các nhiệm vụ và chức năng. Doanh nghiêp giao chức năng quản lý phần công nợ cho bộ phận kinh doanh. Nếu tỉ lệ nợ xấu ví dụ: “Dưới 10% tổng doanh thu” thì không thể bàn giao sang cho phòng kế toán.
- Bộ chỉ số KPI tốt phải đáp ứng tiêu chí công cụ SMART bao gồm Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Thực tế), Time-bound (thời hạn chi tiết).
