Ngày nay, việc sử dụng Powerpoint đã trở nên quen thuộc với giáo viên, nhân viên văn phòng… Tuy nhiên, việc tạo các file PPT đẹp khá tốn thời gian và đòi hỏi có mắt thẩm mỹ.
Với 5 mẫu powerpoint cho giáo viên dưới đây, bạn chỉ cần thay đổi nội dung, còn hình thức của các slide đều đã được các chuyên gia thiết kế đảm bảo 10 nguyên tắc thiết kế slide PowerPoint.
Mẫu PPT này gồm 30 slide đặc biệt được soạn sẵn cho các bài học trực tuyến. Các slide này được tùy chọn với 2 tông màu để bạn tự do lựa chọn.
Mẫu thuyết trình miễn phí này thực sự hoàn hảo dành cho công việc giảng dạy trực tuyến – bạn có thể tìm thấy các slide cho toán học, văn học, địa lý, sinh học, hóa học, cùng với các slide đồ họa thông tin biểu đồ và infographics.
File được tải ở định dạng PowerPoint, nhưng bạn có thể dễ dàng nhập vào Google Slides và thậm chí có thể sử dụng trong Google Classroom.
Mẫu slide có thiết kế chủ đề trường lớp với 25 slide (tương thích hoàn hảo với Google Slides) với nhiều hộp văn bản cho nội dung, các biểu đồ, biểu mẫu so sánh, hình ảnh và các infographics khác.
Tông màu xanh lá cây với các điểm nhấn màu xanh, cam và tím và đi kèm với các biểu tượng về trường lớp vui tươi. Nếu không thích, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa các slide cho phù hợp với ý muốn của mình.
Một mẫu slide bố cục khác nhau với thiết kế vui tươi bắt mắt dành cho trẻ em, phù hợp với lứa tuổi mẫu giáo hoặc nhỏ hơn. Một thiết kế đơn giản với các đứa trẻ từ đất nước khác vẫy tay đầy vui vẻ.
Thiết kế khá vui nhộn nhưng vẫn chuyên nghiệp và miễn phí.
Mẫu Powerpoint trực quan hấp dẫn giúp bạn thu hút sự chú ý của học sinh. Một thiết kế dạng lưới được sử dụng làm ảnh nền và nhiều biểu tượng đồ dùng học tập mang phong cách trường học được sử dụng trong suốt bài thuyết trình, rất phù hợp với chủ đề giáo dục.
Mẫu PowerPoint này hoàn toàn có thể chỉnh sửa, bạn có thể thêm, xóa và sắp xếp lại bất kỳ slide nào để phù hợp với công việc giảng dạy.
Thiết kế trang chiếu cân đối, phù hợp với các loại màn hình
Viết chữ cỡ tối thiểu 5mm (font khoảng 20-25px)
Nên hiển thị thanh thời gian để dễ quản lý tốc độ trình bày
Sử dụng các phím tắt trong khi trình chiếu
Bố cục trình bày: Cần có tiêu đề trong slide, mỗi chủ đề nên chỉ trong 1 slide. Người thuyết trình cần sử dụng các biểu đồ, các hình ảnh, video,… để mô tả nội dung hơn là sử dụng chữ đơn thuần.
Sử dụng đồ họa bắt mắt, cố gắn theo một template thống nhất trong suốt bài trình bày cho bố cục, màu chữ, màu link, kích thước hình ảnh, màu nền, hình ảnh trang trí,…
Hình ảnh trang trí cần tránh làm cho khán giả trở nên chú ý tập trung vào các hình ảnh trang trí hơn là nội dung bài trình bày
Ngoài PowerPoint, hiện nay người dùng đã có thể sử dụng Google Slides để thực hiện thuyết trình. Đây là bộ công cụ văn phòng trực tuyến rất hữu ích giúp người dùng có thể trình chiếu, chia sẻ, chỉnh sửa mọi lúc với nhiều người khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Google Slides chi tiết nhất. Cùng đón đọc!
1. Google Slides là gì?
Google Slides (còn gọi là Google Trang trình bày) nằm trong bộ soạn thảo văn phòng trực tuyến miễn phí được cung cấp cho mỗi tài khoản Google. Ngoài Google Slides, bạn còn được Google hỗ trợ thêm các công cụ như Google Drive, Google Docs, Google Sheets.
Google Slides ngày càng được sử dụng nhiều hơn nhờ những tiện ích và ưu điểm mà nó đem lại. Mặc dù không hỗ trợ nhiều tính năng như PowerPoint nhưng Google Slides vẫn giúp bạn tạo nên các bản trình chiếu hoàn hảo.
Trên thực tế, nhờ lược bỏ đi nhiều tính năng phụ nên quá trình học Google Slides cũng trở nên dễ dàng hơn. Google Slides được đánh giá là thân thiện với nhiều đối tượng người dùng hơn.
Ưu điểm nổi bật nhất khi nhắc đến phần mềm trình chiếu online này chính là bạn có thể mở, chia sẻ và chỉnh sửa online cùng nhiều người khác (tính năng cộng tác). Nếu bạn đang làm việc theo nhóm thì đây sẽ là công cụ hỗ trợ tuyệt vời dành cho bạn.
2. Giao diện của Google Slides
Giao diện làm việc của Google Slides gồm có các khu vực chính:
Thanh menu bao gồm các nhóm chức năng chính sau:
File: Gồm các chức năng, lựa chọn cơ bản để kiểm soát bài thuyết trình Google Slides như chia sẻ, nhập slide, tải slide, thiết lập trang cơ bản, cài đặt in và ngôn ngữ.
Edit: Bao gồm các công cụ cơ bản để điều khiển từng trang riêng như hoàn tác hành động, cắt, sao chép và dán.
View: Bạn có thể thấy các cách khác nhau để xem bài thuyết trình và hiệu ứng.
Insert: Gồm các tùy chọn khác nhau cho nội dung trong bài thuyết trình.
Format là các công cụ để chỉnh sửa văn bản, kiểu font chữ và định dạng lề.
Slide: Cho phép bạn thực hiện các thay đổi lớn cho bài trình bày tổng thể.
Arrange cho phép người dùng tổ chức các phần trên từng trang riêng lẻ.
Tools: Sửa lỗi chính tả, tra từ điển và thêm tùy chọn trợ năng vào bài thuyết trình, bạn có thể sử dụng các tùy chọn trong menu Tools.
Add-ons là shortcut đến các tính năng đặc biệt bạn có thể thêm vào Google Slides.
Help: Trợ giúp, hướng dẫn.
3. Hướng dẫn cách sử dụng Google Slides
Để thực hiện trình chiếu trên Google Slides, bạn có thể tải lên 1 bản Powerpoint có sẵn. Nếu chưa có sẵn, bạn có thể tiến hành tạo mới một bản trình chiếu ngay trên Google Slides. Chi tiết cách sử dụng Google Slides sẽ được giới thiệu chi tiết ngay sau đây.
3.1 Mở slide Powerpoint trên Google Slides
Để tải lên một bản trình chiếu đã có sẵn trong máy lên Google Slides, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail Google của bạn và truy cập vào Google Drive. Tại đây, bạn có thể thực hiện tải tệp lên bằng 2 cách:
Cách 1: Chỉ chuột và một khoảng trắng trên Drive, sau đó click chuột phải. Tiếp tục chọn “Tải tệp lên”.
Cách 2: Tại khu vực phía trên bên trái giao diện có biểu tượng dấu “+” cùng từ New/Mới. Hãy click vào đây. Sau đó lựa chọn “Tải tệp lên”.
Bước 2: Một hộp thoại mới sẽ được mở ra để bạn chọn các file dữ liệu để tải lên. Chọn file cần tải, nhấn OK và đợi quá trình upload hoàn thành. Sau đó, nhấn chuột phải vào tài liệu vừa được upload và chọn mục Mở bằng -> Google trang trình bày.
Bước 3: Google Slides sẽ hiển thị file trình chiếu của bạn trên tài khoản Drive.
Bước 4: Tại vị trí góc phải bên trên, click vào mục “Trình bày” để bắt đầu trình chiếu Slide.
3.2 Tạo một bản trình chiếu mới trên Google Slides
Trong trường hợp bạn chưa có sẵn một bản PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tạo mới trên Google Slides. Công cụ này sẽ hỗ trợ bạn mọi tính năng cơ bản để hoàn thiện một bản trình chiếu.
Thực hiện như bước 1 trong phần trên. Tuy nhiên, thay vì chọn “Tải tệp lên”, bạn hãy lựa chọn mục Google Slides/Google trang trình chiếu. Một trang trình chiếu mới chưa có nội dung sẽ được hiển thị trên màn hình.
3.3 Định dạng một bài thuyết trình
Lựa chọn theme cho các slide
Bước đầu tiên trong việc tạo một trình diễn mới là định dạng nó trông như thế nào, vì vậy hãy nhìn vào thanh sidebar Themes xuất hiện ở trên cùng với tạo trên một trình diễn.
Google Slides cài đặt sẵn với các chủ đề khác nhau cho mỗi slide. Hầu hết chúng không được đẹp như các ứng dụng trên ứng dụng desktop – đặc biệt ở phiên bản mới nhất của Keynote – Nó có nhiều chức năng và mẫu trình chiếu được trang bị sẵn.
Thanh sidebar Themes xuất hiện ở bên phải của trang trình bày. Sử dụng thanh cuộn để di chuyển qua các chủ đề sẵn có khác nhau.
Một vài chủ đề mẫu của Google Slides.
Nếu trong số các chủ đề cơ bản trong Google Slides không phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có rất nhiều tùy chọn bổ sung.
Bạn có thể tìm thấy hàng tá chủ đề Google Slides mới tại GraphicRiver, được thiết kế bởi nhiều nhà thiết kế chuyên nghiệp. Hoặc thông qua bộ sưu tập của chúng tôi những chủ đề thuyết trình mới bán chạy nhất để tìm theo xu hướng, ví dụ như những người bán tốt nhất:
Những mẫu Google Slides đẹp nhất, được bán trên GraphicRiver.
Thêm vào đó, bạn có thể tải một chủ đề gốc vào Google Slides bằng cách ấn nút Import theme. Cửa sổ Import theme sẽ xuất hiện. Bạn có thể sử dụng một chủ đề trước đó, rê chuột vào một chủ đề trên cửa sổ Import theme, hoặc nhấp chọn Select a file from your computer.
Bạn có thể tải một chủ đề gốc vào Google Slides bằng cách sử dụng cửa sổ Import Theme.
Google hỗ trợ tải lên dung lượng tối đa 50MB với các định dạng .ppt, .pptx, .pptm, .ppsx, .pot, .potx, .odp và các định dạng Google Slides.
3.4 Chọn tỉ lệ khung hình cho các slide
Sau khi bạn đã chọn chủ đề, xác định tỷ lệ khung hình các slide của bạn. Từ File > Page setup, có các tùy chọn Standard 4:3, Widescreen 16:9, Widescreen 16:10 và Custom.
Chọn tỷ lệ phù hợp nhất với màn hình mà bạn thực hiện trình chiếu. Cụ thể, tỷ lệ chuẩn Google Slides là tốt nhất nếu đang được trình chiếu và tỷ lệ màn hình rộng là phù hợp tốt nhất nếu bạn trình chiếu bằng máy tính hoặc tivi màn ảnh rộng.
Chọn kích thước slide phù hợp với trang trình chiếu của bạn.
Nhấp OK một khi bạn đã chọn chủ đề và tỷ lệ trang trình chiếu. Trong bài hướng dẫn về Google Slides, tôi sẽ sử dụng chủ đề Paperback và tỷ lệ 16:9.
Lưu ý: Chủ đề và tỷ lệ có thể được thay đổi sau đó bằng cách chọn Slide > Change theme.
3.5 Đặt tên cho bài trình chiếu của bạn
Để thực hiện, nhấp chọn Untitled presentation góc phía trên bên trái màn hình và gõ tên mới.
3.6 Thêm tiêu đề cho Google slides
Google Slides làm việc tương tự như những ứng dụng trình chiếu khác. Thanh sidebar của Google Slides hiển thị các slide mà bạn đã thực hiện, và phần slide mà bạn đang thực hiện.
Slide đầu tiên sẽ sẽ là slide tiêu đề. Để thêm một tiêu đề, nhấp vào nó và gõ tiêu đề. Bạn cũng có thể thêm tiêu đề phụ hoặc để trống. Những trường để trống sẽ không hiển thị vào cuối bài thuyết trình, do đó bạn không cần phải xóa các thành phần phụ.
Khi bạn chọn văn bản, tùy chọn mới xuất hiện ở thanh công cụ phía trên. Biểu tượng ở giữa thanh công cụ cho phép chỉnh sửa hình dạng của hộp văn bản, như màu nền và đường viền. Biểu tượng bên phải cho phép chỉnh sửa hình dạng của văn bản như kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc và các kiểu đậm, gạch dưới, và nghiêng.
1. Các chức năng chỉnh sửa sự xuất hiện của hộp văn bản. 2. Các chức năng chỉnh sửa sự xuất hiện của văn bản.
3.7 Thêm và xóa các Slides
Ngay khi bạn hài lòng với sự xuất hiện của slide tiêu đề, bạn có thể thêm nhiều hơn vào trang trình chiếu của bạn. Thêm slide mới, bấm vào dấu + trên bên trái của màn hình. Đây là một slide mới được tạo với bố cục Title and Body.
Nhấn phím “+” để thêm một slide mới.
Ngược lại, slide có thể bị xóa bằng cách chọn slide và nhấp vào Edit > Delete, hoặc bằng cách nhấp chuột phải vào sile nhỏ trong sidebar và nhấp vào Delete slide, hoặc chỉ đơn giản bằng cách nhấn Delete trong khi các slide đã được chọn.
3.8 Thêm nội dung văn bản vào các slides
Để tạo thành một bản trình chiếu hoàn chỉnh, bạn cần thực hiện nhiều thao tác khác nhau. Các công cụ hỗ trợ đã được hiển thị sẵn tại vị trí trên cùng: định dạng font, chèn ảnh, video, thu phóng,…
Nếu bạn đã làm quen với Powerpoint thì việc hoàn thiện trình chiếu trên Google Slides cũng sẽ không thể làm khó bạn. Thậm chí các công cụ trên Google Slides còn dễ sử dụng hơn nhiều so với Google Slides.
Trong phần nội dung văn bản, bạn muốn thêm một vài định dạng. Nó là một trang trình chiếu, sau tất cả, những đoạn văn bản dài làm giảm hiệu quả trong phần nội dung của slide. Nhấp vào nội dung hộp văn bản để xem các tùy chọn văn bản, sau đó nhấp vào More để bổ sung các tùy chọn văn bản. Điều này cho phép bạn tạo một danh sách.
Tạo một danh sách bằng cách chọn More > Bulleted List.
Bây giờ nội dung đã được định dạng chính xác, thêm thông tin vào các slide. Cứ cho là bạn chưa tìm kiếm về chủ đề bản trình bày là gì, thì Google Slides có một công cụ nghiên cứu tích hợp sẵn có thể truy xuất thông qua Tools > Explore.
Thanh thanh sidebar Explore cho phép bạn tìm kiếm Google ngay trong ứng dụng. Bạn cũng có thể lọc kết quả tìm kiếm chỉ bao gồm kết quả từ web, hình ảnh, hay Google Drive. Sử dụng liên kết See all results on Google ở phía dưới cùng của thanh sidebar chuyển bạn đến cửa sổ tìm kiếm Google đầy đủ. Bạn có thể xem lại các liên kết ngay từ thanh sidebar và chèn các liên kết trực tiếp vào trong bản trình bày ngay từ chính thanh sidebar.
Tìm kiếm thông tin ngay trong Google Slides sử dụng thanh sidebar Explore.
Thêm thông tin mà bạn muốn hiển thị trên các slide của bạn. Ghi chú trình chiếu có thể được thêm ở trường phía dưới cùng để dễ dàng truy cập thông tin bổ sung mà không làm rối các slide của bạn.
3.9 Thêm tập tin đa phương tiện
Slide tiếp theo sẽ là một slide với các phần tử đa phương tiện. Bởi vì tập tin đa phương tiện sẽ đươc thêm vào slide này, nên bố cục mặc định sẽ không vừa vặn. Đối với slide này, nhấp vào nút mũi tên bên cạnh nút + và chọn một bố cục khác cho slide, một cái mà tôi thích nhất là từ dòng dưới cùng. Tôi sẽ sử dụng Caption.
Chọn nút mũi tên kế bên nút dấu “+” để hiển thị thêm các bố cục.
Mẹo:Các bố cục có thể được thay đổi sau này bằng cách sử dụng nút Layoutstrên thanh công cụ.
Hãy xem cách sử dụng Google Slides để thêm ảnh vào bài thuyết trình của bạn. Để thêm một ảnh, chọn nút Image trên thanh công cụ hoặc chọn Insert > Image.
Có vài cách để thêm hình ảnh vào trang trình chiếu của bạn. Bạn có thể tải lên hình ảnh của riêng bạn từ ổ cứng, tài khoản Google +, hoặc Google Drive; bạn có thể chụp ảnh bằng cách sử dụng một webcam; hoặc bạn có thể tìm kiếm trên Google, ảnh lưu trữ trên tạp chí LIFE, hoặckho ảnh trong bảng điều khiển Insert image.
Chọn một ảnh nguồn từ bảng điều khiển Insert image.
Ghi chú: Khi bạn tải ảnh, lưu ý vấn đề về sở hữu trí tuệ. Ví dụ, bên dưới Stock images các từ tìm kiếm “Results shown are available for personal or commercial use only in Google Drive, and may not be independently redistributed or sold” hiển thị.
Một khi bạn tìm thấy những hình ảnh mà bạn thích, click vào nó và nhấn Select (từ lưu trữ hoặc kho ảnh) hoặc Open (từ tùy chọn Upload) để đưa nó vào trang trình chiếu. Hình ảnh có thể thay đổi kích cỡ và xoay theo ý thích của bạn.
Hình ảnh có thể được dễ dàng thay đổi kích cỡ bằng cách sử dụng các điểm neo dọc theo các bức ảnh.
3.10 Thêm hiệu ứng động
Nếu bạn muốn thêm một ít gia vị vào trong bài thuyết trình của bạn, thì Google Slides trang bị một vài ảnh động khác nhau, bạn có thể sử dụng cho cả các thành phần trong slide và sự dịch chuyển giữa các slide.
Dưới đây là cách sử dụng Google Slides để thêm ảnh động để trình chiếu. Thêm hiệu ứng chuyển tiếp bằng cách nhấp vào nút Transition trên thanh công cụ. Một sidebar Animations sẽ xuất hiện, và có thể tùy hiệu ứng động trong trang trình chiếu .
Trình đơn Slide điều khiển hiệu ứng động giữa các slide. Có sẵn sáu tùy chọn hiệu ứng chuyển tiếp; chọn một cái từ trình đơn thả xuống. Bạn có thể chọn tốc độ chuyển động bằng cách sử dụng thanh trượt Slow-Fast dưới trình đơn thả xuống. Thanh trượt hiển thị chiều dài quá trình chuyển tiếp khi bạn điều chỉnh nó theo ý thích của bạn; quá trình chuyển tiếp có thể kéo dài từ khoảng 0 đến 5 phút.
Nhấp vào Transition để thêm chuyển tiếp giữa các slide.
Mẹo: Dễ dàng áp dụng quá trình chuyển tiếp giữa tất cả các slide bằng cách bấm vào nútApply to all slides slidetrong thanh Animations.
Từng đối tượng riêng lể trên slide cũng có thể được áp dụng hiệu ứng động. Chọn một đối tượng trên các slide bằng cách nhấp vào đối tượng, sau đó bấm chọn Select an object to animate trong thanh Animations.
Bấm vào chọn Select an object to animate để làm động các đối tượng cá nhân.
Hãy chọn một kiểu hiệu ứng từ trình đơn thả xuống đầu tiên. Trình đơn thả xuống thứ hai điều khiển từng hiệu ứng động. Các hiệu ứng động có thể được tắt mở bằng tay bằng cách chọn tuỳ chọn On click, hoặc tự động bằng cách chọn các tuỳ chọn After previous hoặc With previous. Tốc độ hiệu ứng được kiểm soát bởi thanh trượt Slow-Fast.
Các hiệu ứng có thể được tắt mở bằng tay hoặc tự động.
Để xem trước các hiệu ứng động, bấm Play.
4. Cộng tác
Bây giờ chúng tôi hướng dẫn cách sử dụng tính năng cộng tác trong Google Slides, đó là tính năng cao cấp để làm việc cùng nhau. Vì Google Slides là một ứng dụng trên nền web nên nó dễ dàng mời một ai đó tham gia làm việc cùng nhau theo thời gian thực, không bị ảnh hưởng bởi dù bạn đang ở đâu.
Để thực hiện chức năng này, nhấp chọn nút Share màu xanh ở góc bên phải màn hình. Màn hình Share with others (tức là chia sẻ với một ai đó) sẽ hiện được bật lên và mời để chia sẻ trang trình chiếu. Nếu bạn nhấp chọn biểu tượng Get shareable link(nó trông giống như một chuỗi), Google tạo ra một liên kết mà bạn có thể chia sẻ với mọi người qua Mail, Google +, Facebook hoặc Twitter.
Bạn cũng có thể mời mọi người tham gia trang trình chiếu của bạn bằng cách nhập địa chỉ email của họ (hoặc, nếu họ có trong danh bạ của bạn, tên của họ) trong trường People. Nhấp chọn liên kết Advanced phía dưới bên phải màn hình để hiển thị tất cả các tùy chọn chia sẻ.
Cách sử dụng Google Slides cài đặt chia sẻ
Trang trình chiếu có thể được mở công khai bằng cách nhấp vào liên kết Change dưới trường Who has access. Hiển thị cửa sổ Link sharing. Trang trình chiếu có thể hiển thị với ai nhận được liên kết Anyone with the link hoặc thực hiện công khai hoàn toàn bằng cách nhấp Public on the web. Đối với tùy chọn Specific people không đòi hỏi có tài khoản Google vẫn có thể xem được trang trình chiếu.
Kiểm soát sự riêng tư của bản trình chiếu bằng cách sử dụng quyền hạn chế chỉnh sửa và hiển thị.
Bạn có thể hạn chế các quyền hạn của cộng tác viên bằng cách lựa chọn Can view, Can comment, or Can edit từ trình đơn Can view thả xuống.
Ngay khi bạn hài lòng với các cài đặt, nhấp vào nút Save phía trên cửa sổ Link sharing. Tiếp theo, nhấp vào nút Done button trên cửa sổ Sharing settings. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu làm việc chung trong thời gian thực.
5. Trình chiếu Google Slides của bạn
Bây giờ thì bạn đã hoàn tất, nhấp vào nút Present để trình chiếu thành quả mà bạn đã làm.
Nếu bạn đang thiết kế một bài thuyết trình mà không có internet, bạn có thể xuất trang trình chiếu thành tập tin dưới dạng .pptx bằng cách nhấp vào File > Download As > Microsoft PowerPoint.
Bây giờ chúng ta đã có một cái nhìn bao quát về Google Slides là gì, cũng như cách sử dụng Google Slides, bạn có thể thấy rằng, nó dễ dàng để tạo trang trình chiếu trên nền web. Mặc dù việc sử dụng Google Slides có thể mất một số tính năng từ ứng dụng trên desktop, nhưng bộ máy tìm kiếm hình ảnh và thông tin được tích hợp, công cụ cộng tác mạnh mẽ và tính phổ biến của ứng dụng làm cho nó trở thành một đối thủ cạnh tranh đáng gờm đối với các ứng dụng trình chiếu truyền thống.
Chức năng chính của phần mềm trình chiếu là tạo và trình chiếu các trang của bài trình chiếu dưới dạng điện tử.
Chức năng chính của phần mềm trình chiếu là gì?
Một phần mềm trình chiếu thường có 3 chức năng cơ bản gồm: chức năng biên tập để gõ và tạo định dạng chữ hình ảnh hiệu ứng, chức năng chèn và điều chỉnh khuôn hình đồ họa, và chức năng chiếu slide lên vị trí để thể hiện nội dung, ngoài ra các phần mềm sẽ có thêm các chức năng trang trí và trình bày khác nhau.
Nói cách khác, chức năng của phần mềm trình chiếu:
Tạo các bài trình chiếu lưu trên máy tính dưới dạng một tệp tin.
Trình chiếu nội dung trang chiếu ra toàn bộ màn hình.
Cung cấp các hiệu ứng động.
Bài trình chiếu là tập hợp các trang chiếu được đánh số thứ tự.
Chức năng chính của phần mềm trình chiếu dùng để trình chiếu nội dung ra toàn màn hình. Bài trình chiếu gồm nhiều trang chiếu có nội dung nói về một chủ đề nào đó. Trang chiếu là một trang nội dung riêng của một bài trình chiếu và được chiếu nội dung ra toàn màn hình.
Các phần mềm trình chiếu thông dụng
Microsoft PowerPoint
PowerPoint là ứng dụng trình chiếu không thể thiếu dùng để hỗ trợ, tạo những slide trình chiếu chuyên nghiệp cho dân văn phòng, học sinh, sinh viên. Powerpont là ứng dụng trình chiếu nằm trong bộ ứng dụng của Microsoft office do Microsoft cung cấp.
Mời các bạn tham khảo những bài viết hướng dẫn Microsoft PowerPoint:
Google Slides (trước đây gọi là Google Presentation) là một ứng dụng dùng để tạo, chỉnh sửa những slide trình chiếu miễn phí. Chỉ cần có kết nối internet bạn có thể đăng nhập, tạo tài khoản là có thể sử dụng ứng dụng để tạo ra những bài thuyết trình cho mình. Cũng giống những ứng dụng trên, google presentation có thể nhờ những hiệu ứng, layout,… tạo ra bài thuyết trình độc đáo, ấn tượng.
Sway là một ứng dụng mới từ Microsoft Office giúp bạn dễ dàng tạo và chia sẻ báo cáo, câu chuyện, bản trình bày mang tính tương tác và nhiều nội dung khác. Bạn có thể sử dụng Sway online trên trình duyệt web hoặc tải app Sway trên cửa hàng Microsoft Store về máy tính cá nhân của mình. Mời bạn xem Hướng dẫn sử dụng Sway tạo báo cáo thay thế Powerpoint
Canva
Canva là một trang web công cụ thiết kế đồ hoạ, được thành lập năm 2012. Canva sử dụng định dạng kéo thả và cung cấp quyền truy cập vào hơn một triệu bức ảnh, đồ họa và phông chữ. Nó được sử dụng bởi những người không phải là nhà thiết kế cũng như các chuyên gia.
Cũng giống như Powerpoint, Prezi là một ứng dụng trình chiếu giúp bạn tạo ra những bài thuyết trình hấp dẫn. Prezi là một ứng dụng miễn phí, nó sẽ giúp bạn tạo ra những slide chuyên nghiệp năng động dưới dạng hoạt hình, thay vì tạo ra hàng loạt những slide điển hình. Prezi là một ứng dụng tương thích cho nhiều hệ điều hành, được tích hợp nhiều chức năng, hiệu ứng hỗ trợ, những template độc đáo cho bạn thoải mái lựa chọn. Tuy nhiên Prezi sẽ hơi phức tạp và gây khó khăn cho những ai không rành về công nghệ, bên cạnh đó, mặc dù được sử dụng miễn phí nhưng dung lượng tối đa được sử dụng là 100 MB cho một bài thuyết trình.
Impress
Đây là một ứng dụng trình chiếu miễn phí trong bộ ứng dụng OpenOfice.org, tương tự Powerpoint nó cũng có chức năng để tạo những slide, layout, hình động, hiệu ứng,… đẹp độc đáo cho người dùng thỏa sức sáng tạo. Với giao diện được việt hóa giúp người dùng có thể sử dụng ứng dụng một cách dễ dàng. Đây cũng là một ứng dụng trình chiếu được sử dụng phổ biến ở Việt Nam.
Knovio
Knovio là một trang website có thể chuyển những slide thành video thuyết trình sống động, đẹp và độc đáo giúp người dùng tạo được sự ấn tượng khi thuyết trình. Với Knovio bạn có thể dựa trên bài powerpoint hiện tại của mình để thêm các video, audio âm thanh nhằm đồng bộ với những nội dụng khác. Sau đó bạn có thể chia sẻ những bài thuyết trình của mình trên các trang web mà bạn muốn. Đặc biệt với tài khoản miễn phí của mình, bạn sẽ không bị giới hạn số lượng video muốn tạo.Knovio
Sliderocket
Sliderocket là một ứng dụng trực tuyến, một ứng dụng thuyết trình trên web, nó cung cấp cho người dùng những hiệu ứng, những hình ảnh chuyển động độc đáo, đẹp mắt. Không cần cài đặt chúng vào máy tính bạn cũng có thể tạo cho mình một bài thuyết trình chuyên nghiệp nhờ ứng dụng này. Đây là một ứng cử viên sáng giá cỏ thể thay thể Powerpoint nếu bạn đã chán ngán khi sử dụng ứng dụng này.
Ngày nay, việc tạo các slide thuyết trình ngày càng dễ dàng với sự hỗ trợ của hàng loạt phần mềm chuyên nghiệp như Microsoft Powerpoint, Google Slides, Apple Keynote hay Canva. Tuy nhiên, Cách làm slide thuyết trình chuyên nghiệp, đẹp thì không phải ai cũng biết. Dưới đây, chúng tôi giới thiệu một số mẹo để làm slide thuyết trình chuyên nghiệp. Bài viết được tổng hợp từ website napa.vn
Mỗi slide nên chứa đựng một lượng thông tin vừa phải, không nên có các đoạn văn bản quá dài.
Sử dụng các ảnh và minh họa trên sách báo có mục đích nhằm truyền tải thông tin tốt hơn và tạo nên ấn tượng cho người xem một cách trực quan.
Sử dụng các đồ thị minh họa cho các số liệu (tài chính) hơn là đoạn văn bản với các con số.
Tận dụng các âm thanh và đoạn phim nhằm tạo nên sự thích thú cho người xem, nhưng không tạo nên sự lấn át nội dung báo cáo.
Sử dụng các hoạt cảnh và hiệu ứng chuyển cảnh trong các tình huống phù hợp nhưng không tạo làm giảm giá trị của nội dung báo cáo.
Có bao nhiêu người sẽ tham gia trong buổi báo cáo? Nếu lượng người nghe đông thì màn hình và cở chữ cần phải thiết kế sao cho mọi người nhìn rõ.
Độ tuổi trung bình của khán giả? Điều này đôi khi khó xác định nhưng phải cố gắng xác định. Nhìn chung nếu khán giả là trẻ tuổi (trẻ em hay thanh niên) thì bài báo cáo cần rõ ràng, trong sáng và thú vị. Đối với khán giả lớn tuổi thì bài báo cần phải thực tế và thông tin báo cáo cần có căn cứ và trích dẫn rõ ràng.
Vai trò của khán giả trong chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo về một sản phẩm mới hoặc một hệ thống mới, các nhà quản lý sẽ quan tâm đến thông tin tổng thể trong khi đó các công nhân sẽ cần đến các thông tin chi tiết. Nói chung, đối với nhà quản lý cấp càng cao thì họ chỉ cần các thông tin cần thiết để ra quyết định chứ không cần đến các thông tin quá chi tiết.
Khán giả đã biết gì về chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo cho những người chưa hề biết gì về chủ đề đang báo cáo thì bạn cần phải cung cấp các thông tin thật cơ bản và phải có các giải thích (định nghĩa) về các thuật ngữ mới. Trái lại, đối với khán giả là các chuyên gia trong chủ đề báo cáo thì bạn cần đặt ra nhiều câu hỏi sau khi báo cáo và bạn phải dự trù thêm vài slide dự phòng (được ẩn) để trả lời các câu hỏi.
Khán giả có quan tâm đến chủ đề này không? Nếu chủ đề cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến người nghe (thông tin về bảo hiểm, phúc lợi, …) thì người nghe sẽ thích thú và chú tâm lắng nghe. Ngược lại thì bạn cần phải tìm cách thuyết phục và làm cho họ lắng nghe.
Khán giả hiểu thông suốt. Đôi khi bạn cần phải truyền đạt thông tin cho một nhóm người và cần phải thiết kế bài thuyết trình sao cho mọi người hiểu thông suốt thông tin cần truyển đạt.
Các khán giả có các quyết định riêng biệt. Đây là loại báo cáo thường dùng nghiên cứu tiếp thị, bạn cần thu thập thông tin từ phía khán giả nhưng mỗi người cần có câu trả lời riêng của mình sau khi nghe bài báo cáo.
Khán giả quyết định theo nhóm. Đây là loại báo cáo mà bạn cần thu thập thông tin từ các nhóm người sau khi nghe báo cáo.
Máy tính trình chiếu báo cáo thông qua trang Web. Bạn có thể lưu bài trình diễn dưới định dạng Web và phát hành trên Internet. Bạn có thể dùng phương pháp này cho các kiểu báo cáo speaker-led, self-running, hoặc user-interactive mà không cần thêm phần mềm đặc biệt nào ngoài một trình duyệt Web. Tuy nhiên, phương pháp này làm mất đi một số hiệu ứng chuyển slide và các hoạt cảnh. Phương pháp này dùng chủ yếu cho kiểu báo cáo self-running hoặc user-interactive.
Máy tính trình chiếu báo cáo lưu trên. Bạn có thể tạo CD chứa tập tin trình chiếu và tiện ích PowerPoint Viewer. Bài trình diễn sẽ tự động trình chiếu khi bạn chèn CD vào đầu đọc của máy tính. Phương pháp này phù hợp cho kiểu báo cáo self-running hoặc user-interactive.
Phim chiếu trên máy Overhead. Bạn có thể tạo các phim chiếu trên máy overhead. Trong quá trình báo cáo, bạn lần lượt đặt chúng trên máy chiếu overhead.
Các phim chiếu 35mm. Phương pháp này tốn kém hơn phim chiếu cho máy overhead nhưng độ phân giải của hình ảnh cao hơn và chất lượng hình tốt hơn. Các slide được cuốn bên trên một vòng tròn và bạn không cần thay chúng bằng tay. Tất nhiên, phương pháp này cũng làm mất đi các hiệu ứng đặc biệt như hoạt cảnh, âm thanh,… giống như dùng phim chiếu cho máy chiếu overhead.
Giấy: Nếu không có sẵn máy chiếu, khi đó bạn phải dùng đến phương cách cuối cùng là in bài báo cáo ra giấy và phát cho khán giả.
Máy chiếu Overhead (Overhead projector) Sử dụng máy chiếu thông thường không do người dùng lựa chọn mà do hoàn cảnh thực tế. Máy chiếu cho chất lượng hình chiếu thấp và bạn cần lưu ý đến điều kiện ánh sáng trong phòng vì nó có thể làm cho hình chiếu rất mờ nhạt. Sau đây là một vài mẹo nhỏ khi bạn soạn thảo slide dùng cho máy chiếu overhead:
Font chữ: Tiêu đề dùng font chữ in đậm như là Arial Black nhằm giúp khi chiếu lên sẽ ít bị méo mó. Đối với các đoạn văn bản thì dùng các font chữ rõ ràng và dễ đọc như Arial hoặc Times New Roman.
Nội dung báo cáo bao gồm văn bản, đồ thị hoặc các chương trình như Excel,….
Khi báo cáo, bạn chỉ nên cung cấp đầy đủ thông tin mà khán giả đang cần chư không nên cung cấp quá nhiều thông tin dư thừa không cần thiết. Sau đây là một số gợi :
Bạn cần kiểm tra lại kỹ các nội dung trước khi gửi bài cho khán giả nhằm đảm bảo không có nội dung dư thừa.
Không nên cố công ghi nội dung thật chi tiết cho các slide, thay vào đó các slide chỉ nên chứa các điểm chính cần trình bày và khi diễn thuyết sẽ nói rõ hơn. Nên dùng SmartArt thay cho các gạch đầu dòng nhằm giúp thông tin trên slide dễ nhớ và dễ hiểu hơn.
Cung cấp bản in chi tiết cho khán giả ở đầu buổi thuyết trình nhằm giúp khán giả tập trung hơn trong khi nghe thuyết trình và khỏi tốn công ghi chép.
Tóm tắt nội dung bài trình diễn ở các slide cuối.
Bước 6: Tạo các hình ảnh trực quan
Sau khi hoàn tất các nội dung, bạn nên xem xét đưa vào các slide một số hình ảnh minh họa trực quan nhằm tạo ấn tượng mạnh đối với khán giả. Ngoài hình ảnh, bạn nên tận dụng tính tương phản của các màu sắc chữ, màu nền trong các slide nhằm làm nổi bật các nội dung quan trọng. WordArt cũng rất tốt trong việc làm hình ảnh hóa các đoạn văn bản ngắn nhằm mục đích nhấn mạnh.
Bước 7: Thêm các hiệu ứng đa phương tiện
Thêm các hiệu ứng đa phương tiện vào slide thông thường làm tăng hiệu quả và sự thích thú của khán giả đối với bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng các đoạn phim, flash, âm thanh, nhạc, các hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide, hiệu ứng đổi màu,… cho bài thuyết trình của mình. Bạn không nên áp dụng một kiểu hiệu ứng cho tất cả các slide hoặc giữa các slide vì điều đó rất dễ gây nhàm chán cho khán giả, thay vào đó hãy áp dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho bài trình diễn của mình.
Bước 8: Tạo các bản in phát cho khán giả và ghi chú cho slide
Bước này chỉ thích hợp đối với phương pháp báo cáo có người diễn thuyết (speaker-led). Bạn nên phát các bản in nội dung báo cáo (handout) cho khán giả để họ dễ theo dõi trong suốt quá trình nghe báo cáo. Các handout này có thể in trắng đen hoặc màu và PowerPoint cung cấp sẵn rất nhiều tùy chọn cho việc in ấn handout.
Ngoài ra, người báo cáo nên chuẩn bị sẵn cho mình một bản in handout đặc biệt chứa các ghi chú cho mỗi slide trong bài thuyết trình (notes pages)
Bước 9: Kiểm tra lại bài và báo cáo thử
Bạn nên báo cáo thử và xem lại bài thuyết trình trước khi trình chiếu thực sự trước khán giả. Đối với mỗi phương pháp báo cáo(speaker-led, self-running, hoặc user-interactive) sẽ có một vài ưu điểm riêng.
Báo cáo có người diễn thuyết trước khán giả (Speaker-led)
Kiểm tra lại tất cả các slide trong bài trình diễn nhằm đảm bảo các nội dung đầy đủ, chính xác, và đúng trình tự. Bạn có thể sẽ phải sắp xếp lại hoặc ẩn bớt các slide cho mục đích dự phòng (dự đoán trước các câu hỏi của khán giả và chuẩn bị sẵn các slide chứa số liệu hoặc trả lời câu hỏi).
Kiểm tra lại các nút điều kiển trên slide, chiếu thử toàn bộ các slide trong chế độ Slide Show nhằm kiểm tra các hiệu ứng giữa các thành phần trên slide và giữa các slide xem có hợp lý hay không? Ôn lại các phím tắt thông dụng trong quá trình báo cáo trên máy tính bằng PowerPoint.
Báo cáo tự chạy (self-running)
Với phương pháp báo cáo speaker-led, bạn còn có cơ hội khắc phục các lỗi (về nội sung, hiệu ứng,…) phát sinh trong quá trình báo cáo. Với phương pháp báo cáo self-running bạn sẽ không có cơ hội giải thích vì bài báo cáo sẽ được trình chiếu một cách tự động. Do vậy, bạn cần phải dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra thật kỹ tất cả nội dung cũng như các hiệu ứng,… trước khi công bố.
Một điểm đặc biệt quan trọng đối với loại báo cáo này chính là việc thiết lập thời gian (timing). Bạn phải thiết lập thời gian chờ hợp lý sao cho khán giả có đủ thời gian đọc hết các nội dung mà bạn cung cấp trên slide và lưu ý thời gian chờ cũng không nên quá dài sẽ làm khán giả chán nản.
PowerPoint cung cấp tính năng Rehearse Timings nhằm giúp cho bạn giải quyết khó khăn vừa nêu. Tính năng này sẽ ghi lại thời gian bạn dừng lại ở mỗi slide và thông báo kết quả cho bạn, nếu bạn đồng ý nó sẽ áp dụng thời gian dừng ở mỗi slide này cho bài trình diễn của bạn (vào ngăn Slide Show trên Ribbon và chọn Rehearse Timings).
Báo cáo tương tác (User-Interactive)
Với loại báo cáo này, bạn thiết kết các nút lệnh để người dùng di chuyển xuyên suốt bài trình diễn trong các slide và vì thế vấn đề thời gian không còn quan trọng nữa. Vấn đề quan trọng ở đây chính là độ chính xác của các liên kết trong bài trình diễn.
Tất cả mọi người có dễ dàng đọc nội dung trên slide hay không?
Khán giả nhìn bạn, nhìn màn hình hay nhìn bản in (handout) nhiều hơn?
Điều đó có giống như mong đợi của bạn hay không?
Khán giả có ghi chú lại trong khi bạn trình bày báo cáo hay không? Nếu có, bạn có gửi cho khán giả bản in (handout) với các đường kẽ dành cho việc ghi chú bên cạnh hay không?
Thời gian báo cáo có hợp lý hay không? Có điểm nào trong bày báo cáo làm người nghe chán nản hoặc thích thú hay không?
Có slide nào bạn dự định thêm vào báo cáo nhưng đã không làm hay không?
Có slide nào bạn tính bỏ qua nhưng đã chuẩn bị quá kỹ hay không?
Các ghi chú cho slide mà bạn chuẩn bị có đủ đáp ứng hay không?
Chất lượng các âm thanh và đoạn phim có đạt hay không? Chúng có hữu ích hay không?
3. Giữ cho khán giả luôn cảm thấy thích thú
Sau đây là một số bước cơ bản nhằm giúp người diễn thuyết tạo nên sự lôi cuốn và làm cho báo cáo thành công.
Các kỹ thuật diễn thuyết
Dáng đứng chắc chắn, không đi tới đi lui. Việc đi tới đi lui sẽ làm người nghe đảo mắt nhìn theo bạn và làm họ mất tập trung. Tuy nhiên bạn nên dùng tay và phần trên cơ thể để minh họa cho bài nói chuyện của mình.
Dùng các cử chỉ để hỗ trợ giọng nói của bạn.Nếu bạn đang nói đến ba điểm của một việc nào đó thì có thể dùng các ngón tay để minh họa từng điểm đó. Nếu bạn đang nói đến một sự liên kết của các sự việc với nhau thì bạn có thể dùng hai tay nắm lại với nhau để minh họa.
Đừng học thuộc lòng bài diễn thuyết. Nếu một ai đó đặt câu hỏi cắt ngang bài thuyết trình của bạn thì bạn sẽ rất dễ quên mình đã nói tới đâu.
Ngược lại, phải thuyết trình chứ không nên đọc từ các ghi chú của bạn. Các ghi chú thường chỉ chứa các từ khóa và các số liệu, do vậy bạn cần diễn thuyết từ các từ khóa này chứ không phải chỉ đơn giản là đọc chúng ra.
Không diễn thuyết mà mắt dán vào tờ ghi chú. Dùng mắt để nhìn cử tọa trước khi bạn bắt đầu nói.
Chọn lọc một vài người ở các vị trí khác nhau trong khán phòng và dùng mắt giao tiếp trực tiếp với họ. Trình bày một điểm nào đó trong bài báo cáo với mỗi người trong khi bạn nhìn họ và nhớ cười với họ.
Đừng ngại tạm dừng bài diễn thuyết. Nói chậm và thỉnh thoảng dừng một lát để nhìn vào bản ghi chú là một phương pháp diễn thuyết hay hơn là báo cáo một cách hấp tấp.
Không nhìn chằm chằm hoặc đọc các slide. Tập trung sự chú của bạn vào cử tọa và hạn chế càng nhiều càng tốt việc đọc các ghi chú trong khi diễn thuyết. Bạn phải làm cho cử tọa thấy rằng các lời bạn nói ra là xuất phát từ trong suy nghĩ của bạn.
Nhấn mạnh các động từ trong bài thuyết trình.
Các gợi ý về nội dung
Nếu khán giả không bận rộn thì bạn sẽ không bị dồn ép về thời gian báo cáo, khi đó bạn có thể bắt đầu bài báo cáo với một câu chuyện vui.
Nên cuốn hút khán giả vào các bài tập/ tình huống trong bài báo cáo nhằm làm tăng khả năng hiểu về chủ đề trình bày.
Hỏi các câu hỏi để kiểm tra xem khán giả có hiểu những gì bạn đang trình bày hay không và tặng một món quà nhỏ cho người có câu trả lời đúng. Không có thứ gì hấp dẫn khán giả tham gia vào chủ đề trình bày hơn là các phần thưởng, mặc dù chúng có giá trị thấp như móc khóa, khăn tay,…
Trong suốt phần hỏi và trả lời hãy tắt máy chiếu (slide projector, overhead, LCD projector hoặc màn hình máy tính) để giúp người nghe tập trung vào câu hỏi và diễn giả. Nếu không thể tắt máy chiếu thì bạn có thể tạo thêm một slide đơn giản với tựa đề “Hỏi đáp” và chiếu slide này trong suốt quá trình này.
4. Tài nguyên trên Internet cho Powerpoint
Template, Themes và Background
Xem thêm các tài nguyên về Powerpoint mà O2 Education đang cung cấp:
www.mvps.org/skp Cung cấp các add-ins cho PowerPoint và nhiều tài liệu tham khảo phong phú, đặc biệt là VBA cho PowerPoint.
www.pptfaq.com Giải đáp các câu hỏi liên quan tới PowerPoint mọi phiên bản.
http://pptheaven.mvps.org/ Bộ sưu tập các trò chơi, slide giải trí được xây dựng trên PowerPoint và rất nhiều bài viết hướng dẫn sử dụng chương trình này.
