Khi bạn tải về một file PowerPoint nhưng không có font mà tác giả sử dụng, thay vào đó bạn lại có một font khác cùng bản mã. Chẳng hạn file tải về sử dụng font TCVN3 là .VnCooper nhưng bạn chỉ có font cùng bản mã là .VnArial.
Việc tạo slide PowerPoint từ file Word giúp bạn nhanh chóng có được slide thuyết trình từ file văn bản mà bạn soạn thảo trước đó. Trường hợp này rất hay gặp khi bạn làm luận văn, báo cáo trên file Word sau đó phải tạo slide để thuyết trình trước mọi người.
Chuẩn bị
Máy tính bạn cần phải cài đặt office 2019, 2016, 2013, 2010 hoặc 2007
File Word cần chuyển sang PowerPoint
Hướng dẫn cách tạo slide PowerPoint từ file Word
Bước 1: Mở PowerPoint lên và tại tab Home bạn nhấn vào mũi tên ở mục New Slide → Slides from Outline…
Bước 2: Cửa sổ Insert Outline mở ra bạn tìm file Word đã chuẩn bị sẵn rồi ấn Insert để chèn vào PowerPoint.
Bước 3: Sau khi Insert file Word vào PowerPoint thì tất cả nội dung trong file Word sẽ được chèn vào slide PowerPoint. Có 1 lưu ý là các file ảnh sẽ không được tự động chèn vào mà bạn phải tự chèn. Sau đó bạn cần căn chỉnh và tạo hiệu ứng cho slide sao cho phù hợp.
Khi làm việc với các ô tính trong Excel, bạn thường thấy những báo lỗi khó hiểu như ####, #REF, #N/A… Hãy cùng xem 8 lỗi Excel thường gặp và cách xử lý.
1. Lỗi hiển thị #####
Lỗi này thường xuất hiện khi ô tính nằm trong cột quá hẹp, không thể hiện thị hết dữ liệu trong ô. Thông báo lỗi này không ảnh hưởng đến giá trị ô tính mà chỉ gặp vấn đề trong hiển thị kết quả ô.
Cách sửa: Thay đổi chiều rộng cột có chứa ô báo lỗi.
Lưu ý: Trong một trường hợp ít gặp khác, giá trị trong ô là thời gian hoặc ngày tháng với kết quả âm hoặc giá trị quá lớn để hiển thị được ngày tháng. Khi đó, việc thay đổi độ rộng của cột liên quan không có tác dụng. Bạn chỉ cần thay đổi định dạng ô tính dưới dạng Number để hiện kết quả giá trị số của thời gian hay ngày tháng trong ô tính.
Đây là lỗi thường gặp khi nhập sai tên hàm, công thức, quên đặt chuỗi văn bản vào dấu kép đôi “” dẫn đến việc Excel không hiểu công thức bạn vừa nhập.
Cách sửa lỗi: Kiểm tra lại cẩn thận từng ký tự trong công thức từ đầu đến cuối và sửa lại. Ví dụ: =SUN(12,13) | =SUM(A1B2) | =LEN(3hoc) hiển thị lỗi #NAME! được chỉnh tương ứng thành =SUM(12,13) | =SUM(A1:B2) | =LEN(“3hoc”)
Lưu ý: Một số hàm Excel chỉ sử dụng được ở những phiên bản MS Office mới hơn hoặc phải cài đặt thêm thì vẫn hiện lỗi này vì Excel không nhận diện được công thức bạn nhập.
3. Lỗi không tìm thấy dữ liệu: #N/A
Lỗi này thường xảy ra khi không tìm thấy hoặc mất dữ liệu, thường gặp khi sử dụng các hàm tìm kiếm VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH…
Cách sửa lỗi: Kiểm tra lại bảng dữ liệu đối chiếu trong các hàm tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu so sánh trong bảng theo giá trị từ nhỏ đến lớn. Đảm bảo dữ liệu tìm kiếm và đối chiếu phải cùng một kiểu định dạng dữ liệu đồng thời giá trị của dữ liệu tìm kiếm không được nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất của dữ liệu đối chiếu.
4. Lỗi sai giá trị: #VALUE!
Đây là lỗi phổ biến khi nhập giá trị không cùng kiểu dữ liệu (hàm sử dụng số nhưng lại nhập chuỗi văn bản), thừa giá trị (hàm yêu cầu đối số là giá trị nhưng chọn mảng có nhiều hơn 1 giá trị)…
Cách sửa lỗi: Kiểm tra lại cú pháp hàm để sử dụng đúng từng giá trị tương ứng với đối số của hàm.
5. Lỗi không thể tham chiếu: #REF!
Lỗi này thường gặp khi công thức Excel có chứa dữ liệu tham chiếu hoặc liên kết nhưng không thể tìm thấy. Lý do thường là sai liên kết hoặc tham chiếu đến số hàng, cột vượt quá dữ liệu vùng tham chiếu.
Cách sửa lỗi: Kiểm tra phần dữ liệu tham chiếu hoặc liên kết trong công thức và cập nhật lại.
6. Lỗi số: #NUM!
Khi tính toán số trong Excel, khi gặp kết quả quá lớn nằm ngoài khả năng tính toán hoặc giá trị số không phù hợp để sử dụng trong hàm thì Excel sẽ hiện giá trị #NUM!
Cách sửa lỗi: Sử dụng những tính toán với số quá lớn và chú ý điều kiện sử dụng số (số nguyên, số âm hay dương…)
7. Lỗi dữ liệu rỗng: #NULL!
Trường hợp bạn chọn không đúng vùng dữ liệu, Excel không thể hiểu chính xác vùng bạn chọn thì kết quả sẽ hiện #NULL!
Cách sửa lỗi: Kiểm tra vùng dữ liệu trong hàm và cập nhật lại. Ví dụ =SUM(A1 B2) cần sửa thành =SUM(A1,B2) hoặc =SUM(A1:B2)
8. Lỗi chia 0: #DIV/0!
Lỗi này rất dễ nhận thấy, đó là khi bạn thực hiện phép chia cho 0 hoặc không nhập số chia.
Cách sửa lỗi: Thay đổi số chia khác 0. Ví dụ: =MOD(3,0) phải thay bằng =MOD(3,x) với x là số khác 0.
#### trong Excel có nghĩa là gì? #### trong Excel là lỗi độ rộng của ô đó không đủ để hiển thị nội dung. Cách sửa rất đơn giản, bạn chỉ cần dùng chuột nhấn giữ và kéo cho ô đó rộng thêm. Hoặc có thể xem cách khác như trong phần sau đây.
Lỗi này là một lỗi thường gặp chứa đầy ký tự hashtag. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là cột đó không đủ rộng để hiển thị giá trị bạn đã nhập.
Khắc phục lỗi này rất đơn giản, bạn chỉ cần tăng chiều rộng cột để giá trị có thể được hiển thị.
Cách 1. Nhấn giữ chuột trái tại vị trí cạnh phải của tiêu đề cột (A,B,C…) và kéo cho cột rộng thêm.
Cách 2. Click 2 lần vào vị trí biên của cột ở hàng tiêu đề cột (khu vực màu đỏ trong hình) để Excel tự động tăng độ rộng vừa với nội dung.
Ngoài ra, còn một cách nữa là giảm cỡ chữ của ô để nội dung vừa với độ rộng của ô. Để làm cho nội dung của ô nhỏ hơn, bạn đặt con trỏ chuột vào ô hoặc dùng chuột kéo chọn những ô muốn co chữ. Ở tab Home, chọn Format → Format Cells (Định dạng ô).
Chọn Aligment (Căn chỉnh), sau đó tích chọn hộp Shrink to fit (Thu nhỏ cho vừa).
Thiết kế trang chiếu cân đối, phù hợp với các loại màn hình
Viết chữ cỡ tối thiểu 5mm (font khoảng 20-25px)
Nên hiển thị thanh thời gian để dễ quản lý tốc độ trình bày
Sử dụng các phím tắt trong khi trình chiếu
Bố cục trình bày: Cần có tiêu đề trong slide, mỗi chủ đề nên chỉ trong 1 slide. Người thuyết trình cần sử dụng các biểu đồ, các hình ảnh, video,… để mô tả nội dung hơn là sử dụng chữ đơn thuần.
Sử dụng đồ họa bắt mắt, cố gắn theo một template thống nhất trong suốt bài trình bày cho bố cục, màu chữ, màu link, kích thước hình ảnh, màu nền, hình ảnh trang trí,…
Hình ảnh trang trí cần tránh làm cho khán giả trở nên chú ý tập trung vào các hình ảnh trang trí hơn là nội dung bài trình bày
Microsoft Excel là ứng dụng bảng tính được sử dụng phổ biến nhất nhưng có những hàm mà chỉ Google Sheets mới có. Dưới đây là 10 hàm Google Sheet có mà Excel không có!
Mời bạn tham khảo cách sử dụng hai phần mềm bảng tính nói trên:
Các hàm phép tính cộng ADD, trừ MINUS, nhân MULTIPLY, và chia DIVIDE
Bạn có thể cộng, trừ, nhân và chia các số trong Microsoft Excel sử dụng các toán tử (phép toán) là cộng +, trừ -, nhân * và chia / mà không phải hàm. Excel có cung cấp hàm SUM, hoạt động giống như ADD, nhưng Google Sheets có một bộ sưu tập các hàm rõ ràng và thống nhất để làm việc dễ dàng hơn.
Cú pháp cho mỗi hàm trong Google Sheets đều giống nhau với tên hàm và hai đối số: ADD(value1, value2), MINUS(value1, value2,). Bạn có thể chèn các giá trị, sử dụng tham chiếu ô hoặc nhập kết hợp cả hai.
Để trừ các giá trị trong ô A1 và A2, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=MINUS(A1,A2)
Để tính 20 trừ 10, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=MINUS(20,10)
Đếm các giá trị duy nhất COUNTUNIQUE
Nếu bạn cần đếm số lượng các giá trị riêng biệt trong Google Sheets, thì COUNTUNIQUE là hàm dành cho bạn. Đếm số lượng khách hàng đã đặt hàng một lần, sản phẩm không có hàng tồn kho hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn muốn có giá trị duy nhất bằng cách sử dụng hàm này.
Cú pháp của hàm là COUNTUNIQUE (value1, value2, …) trong đó đối số đầu tiên là bắt buộc. Bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc giá trị.
Để tìm số lượng khách hàng duy nhất trong phạm vi A1 đến A16. Chúng ta có thể xem số lượng người đặt hàng một lần bằng hàm:
=COUNTUNIQUE(A1:A10)
Để đếm các giá trị duy nhất trong danh sách các giá trị được chèn, bạn có thể sử dụng công thức này:
=COUNTUNIQUE(1,2,3,3,3,4)
Hàm làm việc với ngôn ngữ
Hàm DETECTLANGUAGE giúp bạn có thể xác định ngôn ngữ của văn bản và hàm GOOGLETRANSLATE giúp bạn dịch văn bản sang ngôn ngữ khác.
Để xác định ngôn ngữ trong ô A1, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=DETECTLANGUAGE(A1)
Để xác định ngôn ngữ của văn bản cụ thể, bạn sẽ sử dụng hàm này với đối số là văn bản cần xác định đặt giữa cặp dấu ngoặc kép:
=DETECTLANGUAGE("Bon Jour")
Cú pháp cho hàm dịch ngôn ngữ là
GOOGLETRANSLATE(text, from_language, to_language)
Với from_language là ngôn ngữ nguồn, to_language là ngôn ngữ đích. Bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc văn bản cho tham số text. Đối với các tham số from_language và to_language bạn cần sử dụng chữ viết tắt gồm hai chữ cái cho tên ngôn ngữ đó, chẳng hạn vi, en, es,… Bạn cũng có thể sử dụng “auto” cho đối số from_language để tự động phát hiện ngôn ngữ nguồn.
Để dịch văn bản trong ô A1 từ tiếng Anh sang tiếng Tây Ban Nha, hãy sử dụng công thức sau:
=GOOGLETRANSLATE(A1,"en","es")
Để dịch một cụm từ nhất định sang tiếng Tây Ban Nha bằng tính năng tự động phát hiện ngôn ngữ, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=GOOGLETRANSLATE("Hello","auto","es")
Hàm so sánh lớn hơn, nhỏ hơn và bằng
Excel cũng làm được điều này nhưng phức tạp hơn. Trong Google Sheets, bạn chỉ cần sử dụng các hàm:
GT: Lớn hơn, cú pháp GT(value1, value2)
GTE: Lớn hơn hoặc bằng, cú pháp GTE(value1, value2)
LT: Nhỏ hơn, cú pháp LT(value1, value2)
LTE: Nhỏ hơn hoặc bằng, cú pháp LTE(value1, value2)
EQ: Bằng, cú pháp EQ(value1, value2)
Kết quả trả về là True (đúng) hoặc False (sai). Ví dụ: nếu value1 lớn hơn value2, bạn sẽ nhận được kết quả True, ngược lại, bạn sẽ nhận được False.
Để xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn giá trị trong ô A2 hay không, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=GT(A1,A2)
Để xem giá trị đầu tiên có lớn hơn giá trị thứ hai hay không, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=GT(4,5)
Để xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn giá trị cung cấp hay không, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=GT(A1,5)
Hàm chèn và tùy chỉnh hình ảnh
Hàm IMAGE cho phép bạn chèn ảnh từ một url cụ thể và tùy chỉnh kích thước của hình ảnh đó.
Cú pháp của hàm là IMAGE (url, mode, height, width) trong đó chỉ yêu cầu tham số đầu tiên. Dưới đây là các tùy chọn bạn có thể sử dụng cho tham số mode:
1: Điều chỉnh hình ảnh trong ô và giữ nguyên tỉ lệ khung hình (tỉ lệ giữa chiều ngang và chiều dọc của bức ảnh). Đây là chế độ mặc định.
2: Kéo giãn hoặc co hình ảnh để vừa với ô mà không giữ tỉ lệ khung hình.
3: Giữ hình ảnh ở kích thước ban đầu.
4: Sử dụng kích thước tùy chỉnh bằng cách nhập các đối số chiều cao và chiều rộng bằng pixel.
Ví dụ, chèn hình ảnh vừa với ô và giữ nguyên tỉ lệ chiều dài và chiều rộng:
Ví dụ ta có trang văn bản như hình dưới. Yêu cầu cần dồn toàn bộ văn bản vào trong một trang. Để thực hiện thì các bạn hãy làm theo các cách sau đây.
Cách dồn văn bản nằm trọn trong một trang Word bằng căn lề
Bình thường bạn sẽ tự chỉnh lại lề 2 bên và lề trên lề dưới một cách thủ công, hoặc chọn Layout → Narrow để Word tự động chỉnh các lề trên dưới trái phải hẹp lại. Cách chỉnh này tương đối mất thời gian và có thể làm thay đổi bố cục của tài liệu.
Cách dồn văn bản nằm trọn trong một trang Word bằng Shrink One Page
Có một cách để Word tự động thu gọn văn bản thành một trang. Kích cỡ chữ sẽ tự động giảm, thu nhỏ dãn cách của văn bản, chỉnh căn lề…
Bước 1. Bạn tìm và bấm vào hình chiếc bóng đèn (Tell me) như trong phần khoanh đỏ ở hình dưới đây.
Bước 2. Bạn gõ vào ô tìm kiếm cụm từ Shrink One Page và chọn tính năng đó từ danh sách hiện ra (xem hình sau).
Các bạn chỉ cần nhấn vào đây là dữ liệu trong văn bản của bạn sẽ được tự động dồn lại sao cho vừa một trang giấy bằng cách giảm cỡ chữ hoặc giảm khoảng cách giữa các đoạn.
Bạn cũng có thể thêm nút Shrink One Page này lên thanh công cụ Quick Access Toolbar để truy cập nhanh.
Bước 1: Đầu tiên, các bạn cần chọn thẻ File trên thanh công cụ. Sau đó các bạn chọn mục Options ở góc phía dưới bên trái màn hình.
Bước 2: Lúc này, cửa sổ Word Options hiện ra. Các bạn chọn mục Quick Access Toolbar ở danh mục bên trái. Sau đó các bạn chọn All Commands tại mục Choose commands from. Tiếp theo các bạn kéo xuống tới mục Shrink Selection rồi nhấn Add > >. Cuối cùng các bạn nhấn OK để hoàn tất.
Bước 3: Lúc này, biểu tượng của Shrink to Fit đã hiện ra ở phía trên của thanh công cụ. Các bạn chỉ cần nhấn vào đây là dữ liệu trong văn bản của bạn sẽ được tự động dồn lại sao cho vừa một trang giấy bằng cách giảm cỡ chữ hoặc giảm khoảng cách giữa các đoạn.
Như trong trường hợp này thì cỡ chữ của văn bản đã được Word tự động giảm từ 12 xuống còn 11 để toàn bộ văn bản vừa trong một trang Word.
Nếu không cần sử dụng công cụ này nữa thì các bạn có thể tắt nó đi bằng cách chọn thẻ File → Options → Quick Access Toolbar. Sau đó các bạn chọn Shrink One Page tại mục Customize Quick Access Toolbar rồi nhấn vào Remove để xóa công cụ này đi. Cuối cùng các bạn nhấn OK để hoàn tất.
Chúng tôi xin giới thiệu tài liệu lập trình Python Excel. Tài liệu này đúng nghĩa là 1 cuốn nhật ký trong quá trình tự học của group Python Excel của tụi mình. Nó là ý tưởng, được ghi chép lại cách 1 cách cụ thể và chi tiết các vấn đề đã học, những gút mắc và hướng giải quyết trong quá trình tiếp cận với 1 ngôn ngữ lập trình hiện đại. Do đó, nếu bạn chỉ biết cơ bản về Excel (các bạn là dân văn phòng, công sở, sinh viên, học sinh, …ở các lĩnh vực khác), thì bạn cũng có thể đọc và thực hành từng bước theo tài liệu này. Đoạn, phần nào bạn chưa hiểu có thể tham gia thảo luận cùng với group tại đây: https://facebook.com/groups/1015080755701155 Cuối cùng, vì nó không phải là sản phẩm thương mại, lại là những người ngoại đạo về lập trình, nên từ ngữ trong tài liệu mang tính chất nông dân học vụ. Các bạn đọc tham gia góp ý tích cực để mình chỉnh sửa ngày một hoàn thiện hơn. Bấy nhiêu đó cũng là niềm động viên quý báu nhất mà mình mong nhận được từ các bạn. Chân thành gởi lời cảm ơn đến:
Tất cả bạn đọc.
Các bạn tham gia trong Group cùng những lời động viên tinh thần, góp ý tích cực trong suốt quá trình chỉnh sửa và hoàn thiện.
Nhà biên tập: Nguyễn Thế Anh (nguyên Phó Tổng biên tập của Tạp chí Kinh tế xây dựng).
Khi sử dụng phần mềm Powerpoint, rất nhiều thầy cô gặp khó khăn trong việc trình bày bài thuyết trình của mình sao cho đẹp mắt, thu hút. Thầy cô có thể tham khảo các bài viết sau:
Dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu khoảng 150 mẫu PowerPoint đẹp từ chính Microsoft, Google và các nguồn khác.
Các mẫu Powerpoint đẹp từ Microsoft
Bộ Office / Office 365 của Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu powerpoint đẹp, chúng còn được gọi là các template Powerpoint. Nếu bạn đang sử dụng bộ ứng dụng văn phòng này thì có thể truy cập link sau để tìm và tải các template phù hợp
Lưu ý rằng các mẫu có hình kim cương ở góc chỉ miễn phí với người dùng sử dụng Office 365.
Bạn có thể tìm duyệt các mẫu theo danh mục ở bên phía tay trái như sinh nhật, lễ cưới, mùa thu, mùa xuân…
Các mẫu Powerpoint đẹp từ Google
Bộ ứng dụng văn phòng của Google cũng bao gồm khá nhiều mẫu trình chiếu Presentation đẹp, Bạn có thể truy cập link https://docs.google.com/presentation, tạo mới một bài trình chiếu, chọn mẫu ở bên cột phía tay phải và tải xuống dưới dạng tệp Powerpoint.
Bài chi tiết về các mẫu Powerpoint đẹp nhất từ Google mời bạn xem tại đây
Các mẫu Powerpoint đẹp tổng hợp từ nhiều nguồn
Chúng tôi xin tổng hợp lại khoảng 150 mẫu PowerPoint đẹp để các thầy cô tham khảo. Chúng tôi không phải tác giả của những template powerpoint này mà chỉ tổng hợp lại các file được chia sẻ trên mạng.
